Evenement organiseren

Wat is het?

Als u een feest, festival, popconcert, braderie, optocht of sportwedstrijd op een openbare plek wilt organiseren waar mensen naartoe kunnen komen om zich te vermaken, dan moet u daarvoor een vergunning aanvragen bij de gemeente. Dit heet een evenementenvergunning. Maar als het evenement klein is, hoeft u dit alleen maar bij ons te melden.

Besloten feest

Als u een feest organiseert met alleen genodigden in uw eigen tuin of op uw eigen bedrijventerrein, hoeft u geen vergunning aan te vragen of melding te doen. Maar als een van de volgende situaties van toepassing is, moet u wel een gebruiksmelding doen bij de gemeente:

  • Als u in een tijdelijke ruimte bedrijfsmatig overnachting biedt aan meer dan 10 personen.
  • Als u in een tijdelijke ruimte zorgt voor meer dan 10 kinderen onder de 12 jaar of meer dan 10 personen met een lichamelijke of verstandelijke handicap.
  • Als u een tijdelijke ruimte wilt gebruiken die bedoeld is voor meer dan 150 personen.
  • Een tijdelijke ruimte kan bijvoorbeeld een tent, tribune, podium of iets dergelijks zijn. De melding moet minstens 4 weken voor het evenement worden ingediend bij de gemeente.

Als er meer dan 50 personen tegelijk in een bestaand gebouw of ander bouwwerk verblijven waar dat niet gebruikelijk is, moet u een tijdelijke gebruiksvergunning aanvragen. Deze regel geldt niet voor woningen en woongebouwen.

Melding klein evenement

Als u een kleinschalig evenement wilt organiseren, hoeft u niet altijd een vergunning aan te vragen. Het doen van een melding is voldoende als uw evenement aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • Er komen 75 personen of minder, inclusief de organisatie.
  • Het evenement vindt plaats tussen 07:00 en 24:00 uur.
  • Muziek wordt alleen gespeeld tussen 07:00 en 23:00 uur.
  • Wegen, fietspaden en parkeerplaatsen blijven vrij en hulpdiensten kunnen er ongehinderd door.
  • Er worden slechts kleine objecten geplaatst, elk met een oppervlakte van minder dan 25 m2 en met minstens 5 meter tussenruimte of
  • Het evenement valt onder het aanwijzingsbesluit meldingsplichtige evenementen.

De melding moet uiterlijk 14 werkdagen vóór het evenement worden ingediend. De gemeente zal u laten weten of er specifieke regels zijn waaraan u moet voldoen. Als uw evenement verboden wordt, ontvangt u hierover binnen 5 werkdagen bericht nadat u de melding hebt gedaan.

Als uw evenement niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, moet u een vergunning aanvragen.

Online formulier Melding klein evenement

Evenementenvergunning aanvragen

Als u een evenementenvergunning wilt aanvragen, moet u de volgende documenten meesturen. Als u er niet uitkomt, kunt u ons natuurlijk altijd bellen.

  • Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier.
  • Een duidelijke plattegrond op schaal waaruit blijkt hoe het evenemententerrein wordt ingericht en welke objecten er geplaatst worden.
  • Als er een tent wordt opgezet, moet u een duidelijke plattegrond en indeling van de tent op schaal bijvoegen.
  • Constructiegegevens over eventuele bouwwerken op het evenemententerrein.
  • Eventueel een veiligheidsplan waarin staat hoe de organisatie omgaat met de risico's tijdens het evenement, zoals EHBO, beveiliging en maatregelen bij brand, paniek of slecht weer. U kunt ons format hiervoor gebruiken.
  • Eventueel een verkeersplan dat verkeersmaatregelen, afzettingen en de inzet van verkeersregelaars beschrijft. Ook hiervoor hebben we een format beschikbaar.

Een aanvraag voor een evenement moet minstens 8 weken van tevoren worden ingediend. Voor grote evenementen, zoals bijvoorbeeld voor dorpsfeesten of tentfeesten moet dit minstens 16 weken van tevoren gebeuren.

Formulieren

Aanvullende informatie

Bij het organiseren van een evenement moet u rekening houden met het volgende:

  • Als tijdens het evenement alcoholische dranken worden geserveerd buiten reguliere horecagelegenheden, heeft u een ontheffing nodig volgens artikel 35 van de Alcoholwet. Deze ontheffing kunt u hier aanvragen.
  • Als er livemuziek of een geluidsinstallatie wordt gebruikt op het evenement, heeft u een ontheffing nodig voor geluidshinder. Dit kunt u aangeven op het aanvraagformulier.
  • Wilt u uw evenementen langer laten duren dan 24.00 uur? Dan kunt u een ontheffing van de eindtijd aanvragen tot maximaal 01.00 uur. Ook dit kunt u aangeven op het aanvraagformulier.

 Andere vergunningen of ontheffingen

Naast de genoemde vergunningen of ontheffingen, kan het zijn dat u nog andere vergunningen, ontheffingen of gemeentelijke materialen nodig heeft. Denk daarbij aan een zoals een omgevingsvergunning, parkeerontheffing, verwijzingsborden of een vergunning van de provincie Overijssel. Neem hiervoor contact met ons op.

Contact

Heeft u gevonden wat u zocht?